Affichages et Informations obligatoires en entreprise en 2023

Quelles sont les obligations de l’employeur ? Quels sont les Affichages et Informations obligatoires en entreprise en 2023 ?

Près de 30 articles extraits des textes de lois du code de la santé publique, code du travail et code pénal exigent des entreprises qu’elles communiquent certaines informations aux salariés sur leurs droits et leurs devoirs. Quelles sont les entreprises concernées ? Quels sont ces informations qui doivent être communiquées ? Par quels moyens ?

Quelles sont les entreprises concernées par les affichages obligatoires ? Y a-t-il des différences sur les informations à communiquer selon les types d’entreprise ?

Le type d’entreprise (SAS, SARL, …) ou le secteur d’activité (industrie, tertiaire, …) ne sont pas un critère pour déterminer le type d’information à communiquer. Le critère à prendre en compte est la taille des effectifs : toutes les entreprises sont concernées dès lors qu’elles ont un salarié.
Par contre, selon le nombre de salariés, des informations supplémentaires seront à transmettre aux salariés : on peut distinguer les informations et affichages obligatoires pour les entreprises de moins de 10 salariés, pour celles ayant entre 10 et 50 salariés, et pour les entreprises qui embauchent plus de 50 salariés.

Quels sont les moyens de diffusion possibles ?

Les moyens de diffusion accordés par la loi sont propres au type d’information. Le Service Public distingue 2 types de communication :
– l’affichage
– « par tout moyen ».

L’affichage concerne près de la moitié des informations. Ces informations sont généralement regroupées dans un seul et même document appelé « Affichages obligatoires ». Il n’existe pas de trame imposée, mais de nombreux sites internet proposent un panneau avec une trame à compléter.
L’avantage de ces trames est qu’elles sont visuelles, et généralement reconnaissable. L’inconvénient se présente lorsqu’il y a une mise à jour (soit de la règlementation, qui peut faire évoluer le contenu des éléments obligatoires à communiquer via l’affichage, soit dans l’entreprise, si des données changent comme la liste les coordonnées de la médecine du travail, la liste des membres du CSE…) et que par conséquent il faut renouveler l’achat du panneau, ce qui n’est généralement pas fait régulièrement. Il est possible d’établir soit même un document en interne qui regroupe tous les éléments demandés par la règlementation.
Ce document (qu’il soit établit en interne ou acheté) doit être affiché sur le lieu de travail des salariés, au niveau d’un lieu facilement accessible de tous (salle de repos, vestiaires, …).

« Par tout moyen » ne définit pas clairement une modalité de communication spécifique. Cela peut-être, en fonction de l’information à transmettre et du moment de diffusion, d’un document remis à l’embauche du salarié, ou communiqué au cours de l’exercice de son contrat de travail. Cela peut aussi être via l’affichage si l’entreprise le décide.
Le document en question doit être mise à jour par l’entreprise, et tenu à disposition des salariés sur simple demande. Les entreprises peuvent aussi communiquer le document sur des bases documentaires accessibles aux salariés, comme un intranet.

Quelles sont les informations devant être contenues dans ces affichages et communications obligatoires ?

Les informations devant être affichées, pour toutes les entreprises sont les suivantes :

– les coordonnées (et noms des contacts) de certains organismes : l’Inspection du Travail dont dépend l’entreprise, le service de Médecine du Travail à laquelle l’entreprise adhère, le Service en charge de la prévention et de la lutte contre les discriminations (Défenseur des droits)
– les consignes liées à la sécurité (incendie, sécurité, zone de danger) : les consignes de sécurité / incendie, les noms des personnes en charge d’organiser l’évacuation en cas d’incendie, les numéros d’urgence (pompiers, police, SAMU…)
– les informations relatives à l’organisation du travail : les horaires collectifs de travail et repos (temps de pause), la durée de travail en cas d’aménagement spécifique, la composition des équipes en cas d’équipes successives, et les repos hebdomadaires collectifs
– un rappel sur l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise et de vapoter dans les locaux fermés ou couverts
– des informations sur les modalités d’accès et de consultation du Document Unique.
Un panneau syndical pour les communications des syndicats doit également être mise en place (1 par organisation syndicale)

Pour les entreprises ayant plus de 10 salariés, des informations supplémentaires doivent être affichées :

– la liste des membres du Comité Economique et Social (CSE) et leur lieu de travail habituel.

Un panneau d’affichage pour les communications des membres CSE doit être mis en place par l’entreprise (toujours sur un lieu facilement accessible par tous les salariés)

Les informations devant être communiquées « par tout moyen » sont, pour toutes les entreprises :

– la Convention collectives ou les accords collectifs de travail : l’avis avec l’intitulé des conventions ou les accords applicables, ainsi que les modalités et lieu de consultation dans l’entreprise
– les textes des articles du Code du Travail : sur l’égalité professionnelle et salariale (L3221-1 à L3221-7)
– les textes des articles du Code Pénal : sur la lutte contre les discriminations (225-1 à 225-4) et sur le harcèlement moral et sexuel (222-33)
– les informations sur les Congés Payés : période de prise de congés et ordre des départs
– les disponibilités des adresses des organisations syndicales des organisations syndicales
– les droits d’accès et de rectification exercés par les intéressés auprès de Pôle emploi et de la DDETS (lors de travail temporaire)
– la décision de validation par l’administration lorsqu’un plan de rupture collective est mis en place.

Les entreprises de plus de 10 salariés doivent également communiquer :

– le référent harcèlement sexuel désigné parmi les membres du CSE
– la procédure d’organisation concernant l’élection des membres du CSE (lors des élections).

Les entreprises de plus de 50 salariés doivent également communiquer :

– l’index de l’égalité professionnelle et salariale H/F
– le règlement intérieur avec les règles d’hygiène, de sécurité et les sanctions possibles
– les coordonnées du référent harcèlement sexuel (entreprises de plus de 250 salariés),
– l’accord de participation mis en place avec le plan d’épargne salariale (lorsque applicable : embauche d’au moins 50 salariés / mois sur les 5 dernières années)
– le plan de sauvegarde de l’emploi (lorsqu’un projet de licenciement de plus de 10 salariés sur une période de 30 jours est en cours)

Quels sont les risques en cas de respect de l’affichage obligatoire par l’entreprise ?

En cas de non-respect de la mise en place ces affichages obligatoires, si l’infraction est constatée par l’Inspection du Travail, cela peut entrainer une peine d’amende pour défaut d’affichage. Si l’entreprise ne se met pas en conformité, cela sera considéré comme de la récidive, et l’entreprise encours dans ce cas-là une amende pour délit d’obstacle pouvant s’élever à 37 500 € ainsi qu’une peine d’emprisonnement d’un an.